Cliente

O atendimento comercial do Sítio Itaocaia Valley funciona de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h. Os atendimentos presenciais são realizados mediante agendamento prévio.

No dia do evento, o horário de acesso dos noivos e fornecedores dependerá do horário previsto para o início da cerimônia. Para cerimônias com início até as 16h30, o espaço estará liberado para a chegada dos noivos a partir das 8h. Para cerimônias com início após as 16h30, o horário deverá ser previamente consultado com a administração do Sítio. A mesma orientação se aplica aos fornecedores.

O Sítio possui capacidade para até 300 convidados.

O estacionamento é gratuito e está localizado na mesma rua do espaço, com acesso identificado por placa indicativa.

Em relação à acessibilidade, o Sítio possui rampas de acesso às áreas da piscina, do salão coberto e da pista de dança. Também há disponibilidade de banheiro feminino acessível próximo à área destinada às cerimônias.

Entre os ambientes disponíveis encontram-se a área de cerimônias, o salão coberto integrado à natureza, o salão fechado e climatizado, os banheiros feminino e masculino, o deck da piscina, as suítes dos noivos, a pista de dança, os jardins e lounges, áreas integradas à natureza e espaços destinados à cozinha e ao serviço de buffet.

O Sítio disponibiliza estruturas e equipamentos que apoiam a realização do evento, de acordo com as condições previstas na contratação.

Para a festa, há equipamento de som com mesa digital e dois microfones, além de iluminação decorativa da pista de dança e iluminação noturna dos jardins. O espaço também conta com dois geradores.

A pista Paris, composta por piso de LED, poderá ser contratada separadamente. Da mesma forma, existe possibilidade de contratação adicional de suíte extra para convidados, conforme disponibilidade e condições aplicáveis.

Para a cerimônia, o sistema de som disponibilizado é composto por um microfone para o celebrante, duas caixas passivas, amplificador com dois canais e mesa de som com dois canais. Normalmente, um canal é utilizado para o microfone do celebrante ou pastor e outro para o equipamento utilizado pelo DJ.

Esse sistema não é destinado ao uso de orquestras, bandas ou atrações semelhantes. Caso sejam contratados profissionais com essa necessidade, eles deverão providenciar seus próprios equipamentos, inclusive mesa de som, cabos, extensões e demais itens necessários à apresentação.

O Sítio não dispõe de camarim específico para bandas, atrações ou profissionais similares. Por isso, essa condição deve ser informada aos respectivos fornecedores antes da contratação.

Uma boa organização ao longo dos meses anteriores ao evento contribui para que as decisões sejam tomadas com mais tranquilidade e para que as informações cheguem à equipe dentro dos prazos necessários.

Como referência, o planejamento pode ser acompanhado em marcos como 12 meses, 6 meses, 3 meses e 30 dias antes do evento, além da semana da celebração. O cronograma detalhado está disponível gratuitamente na plataforma de gestão utilizada para acompanhamento do evento.

Ao longo desse período, recomendamos atenção especial à contratação e ao alinhamento de fornecedores, à entrega dos convites, ao acompanhamento do RSVP, à atualização da lista de convidados, à definição do mapa de mesas e ao envio das informações solicitadas pela equipe do Sítio.

Os convites dos padrinhos podem ser entregues, preferencialmente, entre seis e nove meses antes do evento. Para convidados que residem em outros estados, recomenda-se antecedência de três a quatro meses. Aos convidados mais próximos, recomenda-se que o convite seja entregue com pelo menos 30 dias de antecedência.

Quando houver realização de casamento civil, recomenda-se iniciar o respectivo processo com aproximadamente 90 dias de antecedência.

Os clientes podem contratar fornecedores parceiros do Sítio ou profissionais externos.

Os fornecedores parceiros são profissionais ou empresas que possuem relacionamento de parceria com o Sítio e que já participaram de eventos realizados no espaço. De acordo com o material institucional, esses fornecedores foram avaliados considerando aspectos como qualidade, compromisso e atendimento e podem disponibilizar condições ou vantagens específicas aos clientes do Sítio.

Fornecedores externos são aqueles escolhidos diretamente pelos clientes e que não possuem parceria formal com o espaço.

Independentemente da modalidade escolhida, todos os profissionais envolvidos precisam respeitar as normas operacionais do Sítio e os horários estabelecidos para montagem, acesso, funcionamento e desmontagem.

Na segunda-feira da semana do evento, a equipe do Sítio entrará em contato com os fornecedores para realizar os alinhamentos necessários. Para que isso seja possível, o briefing deverá estar devidamente preenchido e enviado à equipe até dez dias antes do evento.

O envio correto e dentro do prazo é importante para que a equipe possa organizar acessos, horários, montagem e demais questões operacionais. Informações entregues fora desse período poderão prejudicar o planejamento e limitar a capacidade da equipe de solucionar imprevistos decorrentes da ausência desses dados.

A suíte da noiva e a suíte do noivo são destinadas à preparação antes do evento.

Cada suíte permite a presença de um acompanhante sem custo adicional. A permanência de outros acompanhantes está sujeita a cobrança adicional por pessoa, conforme condições vigentes.

As suítes devem ser utilizadas exclusivamente durante o período de preparação. Após a saída dos noivos para a cerimônia, os ambientes serão fechados e permanecerão sem acesso durante a festa. A reabertura ocorrerá ao término do evento para retirada dos pertences.

Durante o período de preparação, o Sítio disponibiliza água e café nas suítes. Os quartos também possuem frigobar, que poderá ser utilizado para guardar alimentos e bebidas.

O Sítio não fornece alimentação aos noivos durante o dia anterior ao início do serviço do evento. Por isso, recomendamos que tragam o que desejarem consumir ou façam pedidos por serviço de entrega. Quando necessário, a equipe poderá auxiliar no aquecimento dos alimentos e disponibilizar utensílios, como pratos, copos e talheres.

O horário de abertura do portão será definido previamente pelos clientes em conjunto com a equipe durante a reunião de alinhamento.

Os convidados poderão entrar no Sítio a partir de 30 minutos antes do horário previsto para a cerimônia. Os participantes do cortejo poderão entrar a partir de 60 minutos antes.

Por razões de organização e segurança, somente a equipe do Sítio está autorizada a abrir o portão. O acesso não será liberado antes dos horários previamente definidos.

É importante que essas orientações sejam compartilhadas com assessoria, padrinhos, participantes do cortejo e demais pessoas que precisem chegar antecipadamente.

A lista de convidados é parte importante da organização do evento e deve ser mantida atualizada ao longo do planejamento.

O RSVP é realizado de forma automática, com três contatos destinados aos convidados cuja confirmação ainda estiver pendente. Os disparos estão programados para ocorrer 30, 20 e 15 dias antes do evento. Por esse motivo, recomendamos que a data-limite para confirmação de presença seja informada no próprio convite.

A lista será fechada automaticamente 15 dias antes do evento. Após esse prazo, qualquer solicitação de inclusão deverá ser previamente tratada com a administração do Sítio.

A relação de convidados deverá apresentar nome e sobrenome, além da classificação aplicável. Para fins de controle do espaço, são utilizadas as categorias “Adulto — Pagante” e “Criança — Gratuita”. Outras classificações eventualmente disponíveis no sistema, como criança de colo, adolescente, idoso ou meia-entrada, não são utilizadas pelo Sítio.

A gratuidade para crianças menores de sete anos está limitada a 10% do total de convidados contratado. Para utilização da gratuidade, será necessária a apresentação de documento de identificação da criança pelo responsável.

O evento é preparado de acordo com a quantidade de pessoas informada e confirmada na lista. Por essa razão, o Sítio não trabalha com pagamento de convidados extras após a realização da festa e não disponibiliza mesas extras durante o evento.

O pagamento correspondente ao número final de convidados confirmados deverá ser realizado até dez dias antes do evento.

Os fornecedores contratados para trabalhar durante o evento não integram, por essa condição, a contagem de convidados.

Caso determinado profissional também seja convidado pessoal dos clientes e deva participar integralmente da festa e do serviço de buffet, deverá constar na lista de convidados.

As condições relacionadas à alimentação de fotógrafos, cinegrafistas, bandas, maquiadores e demais profissionais que permanecerão trabalhando durante o evento deverão ser previamente alinhadas com a administração do Sítio. Caso os clientes desejem contratar uma alimentação específica para o staff em determinado momento, a solicitação deverá ser apresentada previamente para orçamento.

Nos eventos em que forem servidas bebidas alcoólicas, será necessária a contratação de garçons adicionais destinados especificamente a esse serviço.

A quantidade necessária dependerá do número de convidados e da variedade de bebidas servidas. Os custos desses profissionais serão de responsabilidade do contratante e deverão ser alinhados diretamente com a administração do Sítio.

O Sítio não utiliza freezer para resfriamento de bebidas e não disponibiliza equipamento para armazenamento de gelo. O fornecedor responsável pelo bar deverá, portanto, providenciar recipiente adequado e responsabilizar-se pela conservação do gelo durante o evento.

Chopeiras deverão funcionar em tensão de 220 V. Chopeiras a gelo não poderão permanecer dentro do salão fechado e deverão ter sua instalação previamente alinhada com a equipe do Sítio.

Todos os fornecedores que utilizarem equipamentos elétricos deverão conhecer previamente as condições de funcionamento do espaço.

Conforme as regras atualmente estabelecidas, são admitidos aparelhos com potência a partir de 1.500 W e tensão de 220 V.

Não é permitido o uso de fritadeiras elétricas, fornos elétricos ou chapas elétricas, ainda que funcionem em 220 V.

A utilização de transformadores em aparelhos com voltagem diferente não modifica as restrições previstas para os equipamentos.

Sempre que houver dúvida quanto à utilização de determinado aparelho, recomendamos que o fornecedor consulte previamente a equipe do Sítio, evitando dificuldades no dia do evento.

Todos os clientes, convidados e fornecedores devem respeitar as normas de convivência aplicáveis ao espaço, especialmente aquelas relacionadas ao sossego, à segurança, à tranquilidade e à saúde da vizinhança.

O volume do som deverá ser reduzido após as 22h.

Não é permitido utilizar som automotivo ou equipamentos em volume inadequado durante a permanência no espaço.

Também são proibidos fogos de artifício, bombas ou qualquer item semelhante que produza barulho, fumaça ou possa perturbar a vizinhança.

Por questões operacionais e de conservação do espaço, não é permitida a utilização de lança-confetes, fumaças coloridas, pó colorido, papéis picados ou pétalas artificiais.

Essas regras devem ser comunicadas previamente aos profissionais contratados e a qualquer pessoa responsável por atrações, efeitos ou intervenções previstas para o evento.

Quando houver previsão de chuva, o espaço disponível para realização da cerimônia será o salão de apoio localizado ao lado da pista de dança.

A decisão sobre o local da cerimônia deverá ser tomada conjuntamente pelos clientes e pela equipe até, no máximo, às 9h do dia do evento.

Esse horário é necessário para que a equipe consiga realizar a montagem e preparar adequadamente o ambiente escolhido.

Depois que a cerimônia estiver montada, não será possível alterar sua localização, mesmo que as condições meteorológicas mudem ao longo do dia. A definição deverá, portanto, considerar tanto a previsão do tempo quanto o tempo necessário para montagem e organização dos espaços.

Na etapa final do planejamento, é importante conferir se todas as informações essenciais já foram entregues e validadas.

Até dez dias antes do evento, deverá estar concluído o envio do briefing solicitado pela equipe e deverão ser tratados os ajustes relacionados ao número final de convidados e aos valores correspondentes.

Quinze dias antes do evento, ocorrerá o fechamento automático da lista de convidados. Também nesse período serão realizados os últimos disparos de confirmação previstos no RSVP.

Na semana do evento, é importante que estejam definidos os horários de chegada dos fornecedores, a organização da cerimônia, os responsáveis por cada atividade, o mapa de mesas, as informações do cortejo, as necessidades técnicas dos profissionais contratados e todos os dados necessários para que a equipe consiga realizar os alinhamentos finais.

Na segunda-feira da semana do evento, o Sítio entrará em contato com os fornecedores relacionados no briefing.

Recomendamos que qualquer alteração de última hora seja comunicada à equipe assim que possível, para que sua viabilidade operacional possa ser avaliada.

Durante o planejamento, a comunicação relacionada à assessoria e aos alinhamentos do evento será realizada pelos canais e grupos definidos pela equipe.

Para questões financeiras e suporte do Sítio, o número informado no material vigente é (21) 96485-4620.

Sempre que houver dúvida sobre regras, fornecedores, equipamentos, convidados ou funcionamento do evento, recomendamos consultar a equipe antes de tomar decisões ou contratar serviços que possam depender de autorização ou adequação ao espaço.

A organização de um evento envolve a participação de diferentes pessoas e fornecedores. Quanto mais claras estiverem as responsabilidades, os horários e as informações compartilhadas entre todos, mais organizado será o processo de preparação.

Por isso, pedimos que as orientações deste manual sejam observadas ao longo do planejamento e compartilhadas, quando aplicável, com assessoria, cerimonial e fornecedores.

Nossa equipe estará disponível para esclarecer dúvidas relacionadas ao funcionamento do Sítio e orientar vocês sempre que houver necessidade de alinhamento.

Queremos que cada etapa seja conduzida com clareza, organização e tranquilidade, para que vocês possam tomar as decisões necessárias com segurança e chegar ao dia do evento com todas as informações importantes devidamente alinhadas.